Papeles de trabajo de auditoría cuando usa IA: qué documentar para que resistan una revisión

En resumen: los papeles de trabajo de auditoría son el registro de lo que usted hizo, de la evidencia que obtuvo y de lo que concluyó. La NIA 230 exige que un auditor experimentado, ajeno al encargo, pueda entenderlos; la Ley 43 de 1990 dice que son propiedad del contador, que están sujetos a reserva y que se conservan al menos cinco años. Cuando parte del trabajo la hace una inteligencia artificial, surge una pregunta que las normas no responden de forma expresa: qué dejar escrito para que otro pueda reperformarlo. Aquí va la respuesta, con un caso de propiedad horizontal y una plantilla que usted puede copiar hoy.

«Hasta aquí es la mitad del trabajo»

Armar a mano el análisis de cartera de una copropiedad —edades, concentración, facturación contra coeficientes, intereses de mora y cruce del recaudo contra el extracto— es trabajo de horas para un revisor fiscal. En el laboratorio en vivo, una inteligencia artificial lo hizo en minutos: un libro de Excel con inventario de datos, antigüedad, top de morosos, diferencias de facturación, intereses y conciliación mensual contra bancos.

Se veía robusto y cuadraba al peso. Ahí es donde la mayoría arma el informe y lo presenta al consejo. Por eso lo dije en vivo: el resultado se ve fuerte, pero hasta aquí es la mitad del trabajo. La otra mitad es validar y dejar constancia de cómo se validó. Esa segunda parte tiene nombre de toda la vida en nuestra profesión: papeles de trabajo.

El caso nació de una consulta real: un revisor fiscal de propiedad horizontal le preguntó al Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) qué restricción tiene el uso de la IA. La respuesta no fue ni sí ni no, y deja al profesional donde menos le gusta estar: con libertad técnica y responsabilidad plena.

Qué son los papeles de trabajo de auditoría

La NIA 230 define la documentación de auditoría como el registro de los procedimientos aplicados, de la evidencia pertinente obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor, y aclara que a veces se usa como sinónimo «papeles de trabajo». El archivo de auditoría es la carpeta, física o electrónica, que los contiene para un encargo concreto.

Dicho en términos prácticos, los papeles de trabajo son los documentos que el auditor elabora u obtiene durante el proceso de auditoría para registrar el trabajo realizado, los resultados obtenidos y las conclusiones alcanzadas. En una auditoría de información financiera van desde la planeación hasta el informe final.

La Ley 43 de 1990 lo dice en su artículo 9: mediante papeles de trabajo, el contador público deja constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Son la prueba de que el dictamen no salió de la nada.

Para qué sirven

• Soportan la opinión: el dictamen o el informe final se sostiene en el trabajo efectuado y la evidencia obtenida.
• Facilitan la supervisión y la revisión: quién hizo qué, cuándo, y quién lo revisó.
• Dan continuidad: el auditor del siguiente período arranca sobre el expediente del anterior.
• Protegen al profesional: ante una queja o una revisión de calidad, lo que no está documentado no se hizo.

Forma, contenido y extensión: lo que exige la NIA 230

La norma no impone un formato único. Impone una prueba de suficiencia (apartado 8): la documentación debe permitir que un auditor experimentado, sin contacto previo con la auditoría, comprenda:

1. La naturaleza, el momento de realización y la extensión de los procedimientos aplicados.
2. Los resultados de esos procedimientos y la evidencia obtenida.
3. Las cuestiones significativas, las conclusiones alcanzadas y los juicios profesionales significativos aplicados.

El apartado 9 pide identificar las partidas probadas, quién hizo el trabajo y cuándo, y quién lo revisó, cuándo y con qué alcance. La guía de aplicación (A2) agrega que la forma, el contenido y la extensión dependen, entre otros factores, de los riesgos, de las excepciones encontradas y de «la metodología de la auditoría y las herramientas utilizadas». Ese renglón es el que hoy obliga a documentar la IA.

Por eso la extensión varía de un encargo a otro, pero los papeles de trabajo deben ser siempre claros, completos y consistentes con el informe: cada cifra del dictamen debe poder rastrearse hasta una cédula, y cada cédula hasta un registro contable o un soporte.

• Soporte: papel, medio electrónico u otro. Programas, análisis, memorandos, cartas de confirmación y de manifestaciones, listas de comprobación y correos sobre asuntos significativos son documentación (A3).
• Compilación del archivo final: oportuna después de la fecha del informe; un plazo adecuado no excede habitualmente de 60 días (A21).
• Conservación: habitualmente no inferior a cinco años desde la fecha del informe (A23).

Las NIA hacen parte del Anexo 4 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015. Para el revisor fiscal, su alcance depende del grupo de la entidad; pero la obligación de dejar papeles de trabajo la tiene todo contador público por la Ley 43, sin importar el tamaño del cliente.

Propiedad, reserva y conservación: lo que dice la Ley 43 de 1990

El Código de Ética de la misma ley lo refuerza: el artículo 63 obliga a la reserva profesional, el 64 dice que las evidencias del trabajo son documentos privados sometidos a reserva y el 65 pide que quienes le presten asistencia al contador respeten la confidencialidad.

Tipos de papeles de trabajo en una auditoría y cómo elaborarlos

La norma no los clasifica; la práctica sí:

• Archivo permanente: lo que sirve varios períodos (reglamento de propiedad horizontal, contratos, conocimiento de la entidad auditada, evaluación del control interno).
• Archivo corriente: planeación, programas, cédulas, confirmaciones, conciliaciones bancarias, hallazgos y borradores del informe.
• Cédulas sumarias: agrupan un rubro y remiten a las analíticas.
• Cédulas analíticas: el detalle del trabajo realizado sobre un saldo: recálculos, cruces, muestreo o revisión del 100 %.
• Memorandos: juicios significativos, procedimientos y hallazgos, y asuntos discutidos con la administración.

Se organizan con un índice de referencias (C, C-1, C-2), referencias cruzadas entre sumaria, analítica e informe, y marcas de auditoría con su leyenda. Para elaborar papeles de trabajo en Excel aplica igual: una hoja por cédula, un índice, una leyenda de marcas y un encabezado con entidad, período, objetivo, quién preparó y quién revisó.

La pregunta nueva: ¿qué pasa cuando parte del trabajo lo hizo una IA?

En el concepto 2026-0209 del 9 de septiembre de 2026, el CTCP respondió que no autoriza, prohíbe, supervisa ni controla el uso de herramientas de inteligencia artificial; que las normas de aseguramiento del Anexo 4-2019 del DUR 2420 de 2015 no contienen una prohibición general ni una autorización; y que usarlas no exime al profesional de sus deberes legales, técnicos y éticos. Remata así: el uso de la IA no sustituye el juicio profesional ni traslada a la herramienta la responsabilidad que las normas atribuyen al contador público o al revisor fiscal.

Traducido al papel de trabajo: la ausencia de prohibición no es ausencia de responsabilidad. Si una cifra salió de un modelo, usted debe poder mostrar de dónde salió, cómo la probó y qué concluyó. Una salida sin validar no es evidencia, es una afirmación. El análisis completo del concepto está en la inteligencia artificial en la contabilidad y la norma colombiana.

El caso: la IA analizó la cartera; otra IA la auditó

El ejercicio usó datos sintéticos de una copropiedad de uso mixto —80 apartamentos y 12 locales— con corte al 31 de agosto de 2026: unos 2.300 registros de cartera (cuotas facturadas, abonos e intereses) y cerca de mil transacciones bancarias. Al ser de uso mixto, la revisoría fiscal es obligatoria (artículo 56 de la Ley 675 de 2001), como explicamos en contabilidad de propiedad horizontal con IA.

Primero, un modelo de frontera analizó la cartera. Antes hubo que declararle lo que no podía saber —entidad, corte, unidades, presupuesto, tasa de mora—, porque lo que no se le declara, el modelo lo supone. Después, otro modelo, de otra casa y del mismo nivel, recibió la salida y el archivo fuente con otra instrucción: su tarea no es analizar la copropiedad sino auditar el resultado. El mismo modelo no sirve para revisarse, porque comparte sus puntos ciegos.

Lo que encontró el segundo modelo, en el caso del laboratorio:

• El primero leyó el 100 % de los registros, pero por una mala interpretación de una columna silenció 14 abonos sin comprobante.
• Introdujo premisas que el archivo no contenía (vencimiento de la cuota, un presupuesto y una regla de imputación de pagos), que quedaron como no verificables.
• No vio que 18 unidades no pagaban nada desde febrero y concentraban cerca del 97 % del saldo, ni que la cuota extraordinaria la decretó el consejo y no la asamblea.
• Veredicto: la salida servía para el inventario y la aritmética, no para concluir sobre riesgo ni recuperabilidad.

Desde el minuto 71:39: la lectura en vivo de la primera prueba de la auditoría cruzada, donde aparecen los 14 abonos silenciados. Está aquí porque muestra lo que un papel de trabajo debe capturar: el informe cuadraba y el error solo apareció al contrastarlo con la fuente.

Las pruebas para auditar una respuesta contra la fuente están en las alucinaciones de la IA y cómo auditar sus respuestas. Este artículo trata de otra cosa: cómo queda documentado para que un tercero lo revise.

Qué documentar cuando usa IA: siete elementos

La herramienta aplica reglas sobre todo el universo, devuelve cada incidencia, trata igual lo grande y lo irrelevante, y no prioriza ni concluye. El profesional agrupa excepciones por causa raíz, define qué es material, decide el efecto sobre el alcance y formula las preguntas a la administración. El papel de trabajo tiene que mostrar esa frontera.

Desde el minuto 80:28: lo que hizo la herramienta frente a lo que le toca al profesional, la frase «la IA no firma, no dictamina» y, al final, el papel de trabajo que casi nadie hace, con sus elementos en pantalla. Esa lista es la base de la plantilla de abajo.

1. Herramienta y versión: producto, modelo y fecha de uso. Los modelos cambian cada pocos meses; sin este dato nadie puede reperformar.
2. Instrucción (prompt): el texto completo, con los parámetros declarados y los supuestos permitidos.
3. Población y suma de control: archivos, número de registros, período y totales cuadrados contra la contabilidad. Si la población no cuadra, lo demás sobra.
4. Prueba de auditoría sobre la salida: recálculo por otra vía, rastreo de afirmaciones a registros, contraste con un segundo modelo, verificación de las partidas grandes.
5. Lo que la IA omitió o inventó: cada excepción cuantificada en pesos, con su efecto.
6. Conclusión propia firmada: qué parte usa como evidencia y cuál no, con preparó, revisó, fechas y alcance.
7. Constancia de confidencialidad: cómo se anonimizó y bajo qué condiciones de uso de datos se procesó.

Plantilla: papel de trabajo de uso de IA

Copie esta tabla como una cédula más del expediente (por ejemplo, C-IA-1 dentro del rubro de deudores). La columna derecha muestra el caso del laboratorio.

Guarde en el expediente las entradas, el registro de la ejecución y la salida original, no solo el Excel final. Y documentar no es pegar toda la conversación: la NIA 230 no pide borradores ni ideas preliminares, pide lo suficiente para entender procedimiento, evidencia y conclusión.

Tres sombreros: contable, de auditoría y financiero

El contador que prepara información contable con IA —una conciliación, una provisión, una causación masiva— también debe dejar soporte: su firma hace presumir que los saldos se tomaron fielmente de los libros (artículo 10 de la Ley 43), y esa presunción se defiende con papeles.

El auditor o revisor fiscal es el más expuesto. Su dictamen se sustenta en el trabajo realizado y la evidencia obtenida; la cédula de uso de IA es la que le permite a un par, a la revisión de calidad de la firma o a la Junta Central de Contadores entender lo que hizo. Los controles de calidad los tratamos en la NICC 1 y la gestión de calidad en firmas de auditoría, y las funciones del cargo en revisoría fiscal con inteligencia artificial.

El financiero decide con esos números. Si el consejo hubiera planeado el cobro con el top de morosos del primer modelo, habría ignorado a las 18 unidades que explicaban casi toda la cartera.

Lo que pasa cuando nadie documenta

En Mata v. Avianca (Nueva York, 2023), un juez federal de Estados Unidos sancionó con 5.000 dólares a los abogados que presentaron un escrito con seis precedentes inexistentes generados por ChatGPT. En octubre de 2025, Deloitte Australia aceptó devolver la última cuota de un contrato de 440.000 dólares australianos por un informe al gobierno con referencias inexistentes; la versión corregida declaró que se había usado IA generativa. En ambos faltó una prueba documentada sobre la salida antes de firmar. Los controles para evitarlo están en los riesgos de la inteligencia artificial para el contador.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los papeles de trabajo en una auditoría?

Todo registro de procedimientos, evidencia y conclusiones: planeación, programas, cédulas sumarias y analíticas, conciliaciones, confirmaciones, cartas de manifestaciones, memorandos y listas de comprobación. Si usó IA, la cédula de uso de IA también.

¿Cuál es el formato de los papeles de trabajo de auditoría?

No hay uno obligatorio. La NIA 230 exige suficiencia, y la práctica pide encabezado (entidad, período, rubro, objetivo), referencia, marcas con leyenda, conclusión y firmas de quien preparó y revisó. Pueden ser 100 % digitales, incluido Excel.

¿Cuáles son los papeles de trabajo del revisor fiscal?

Los de la auditoría de estados financieros más los de sus otras funciones: control interno, cumplimiento de leyes, estatutos y decisiones de la asamblea. Por el artículo 9 de la Ley 43 son de su propiedad, están sujetos a reserva y se conservan al menos cinco años.

¿Hay que guardar el prompt y la conversación con la IA?

Guarde la instrucción, las entradas y la salida original; sin ellas nadie puede reperformar. La conversación completa no siempre hace falta.

El papel de trabajo que nadie firma por usted

En el laboratorio, lo que salvó el análisis no fue el primer modelo ni el segundo. Fue saber qué pedirle al segundo, leer su veredicto con criterio de auditor y convertirlo en una cédula con referencia, excepciones en pesos y conclusión propia. La IA no firma, no dictamina, no se expone. La IA no pierde su tarjeta profesional; la perdemos nosotros.

Diseñar la prueba sobre la salida de la IA y documentarla para que resista una revisión es lo que practicamos, con casos y datos sintéticos, en el módulo de elaboración de informes y comunicación de hallazgos del Programa Ejecutivo en IA para Auditoría. Si quiere ver cómo se aplicaría a sus encargos, escríbame por WhatsApp y cuénteme qué audita.

Fuentes

• Norma Internacional de Auditoría 230, Documentación de auditoría, apartados 6, 8, 9, 14, 15, A2, A3, A21 y A23 (Anexo 4 del DUR 2420 de 2015). Consultada el 24 de septiembre de 2026.
• Ley 43 de 1990, artículos 9, 10, 20, 63, 64 y 65. Función Pública, Gestor Normativo. Consultada el 24 de septiembre de 2026.
• Consejo Técnico de la Contaduría Pública, concepto 2026-0209, «PH – Funciones e independencia del revisor fiscal» (9 de septiembre de 2026), literal b. ctcp.gov.co. Consultado el 24 de septiembre de 2026.
• Ley 675 de 2001, artículo 56. Consultada el 24 de septiembre de 2026.
• Tribunal de Distrito de los Estados Unidos para el Distrito Sur de Nueva York, Mata v. Avianca, Inc., 22 de junio de 2023.
• Associated Press, «Deloitte to partially refund Australian government for report with apparent AI-generated errors», 7 de octubre de 2025.

Autor: Francisco Moreno Díaz — CP · MBA · MBAN · CAIO
Publicado en: IA Contable