Cómo usar NotebookLM para contadores: normas, conceptos DIAN y contratos con cita exacta

TL;DR: NotebookLM es una herramienta de IA de Google que trabaja únicamente sobre las fuentes que usted le carga: normas, conceptos de la DIAN, decretos, contratos o manuales de políticas contables. A diferencia de ChatGPT o Gemini en modo chat, responde citando el pasaje exacto de sus documentos y, si algo no está en ellos, lo dice. Bien usada, es un asistente de investigación normativa para su biblioteca contable; mal usada, es una forma rápida de consultar una norma derogada con mucha seguridad. Aquí explico cómo usar NotebookLM con método, qué puede y qué no puede hacer, y cinco prompts listos para un contador colombiano. Desde julio de 2026 Google la presenta como Gemini Notebook; es el mismo producto.

Los contadores trabajamos sobre documentos largos: el Estatuto Tributario, sus decretos reglamentarios, las NIIF, los conceptos de la DIAN, las orientaciones del CTCP y los contratos de los clientes. Todos hemos vivido el momento de «sé que eso está en algún concepto, pero no recuerdo en cuál». Saber cómo usar NotebookLM resuelve ese momento, y me sigue sorprendiendo lo poco que la usan los colegas siendo gratis en su versión base. Este tutorial nace de usarla en mi práctica y en clase, con los aciertos y con los tropiezos, para manejar grandes volúmenes de información sin perder la trazabilidad. Funciona igual con normas nuevas y extensas, como las que exigen los reportes de sostenibilidad bajo NIIF S1 y S2.

¿Qué es NotebookLM y cómo funciona?

Definición citable: NotebookLM es una herramienta de inteligencia artificial de Google que actúa como asistente de investigación sobre fuentes cerradas. El usuario crea un cuaderno, sube sus propios documentos y el sistema responde preguntas, genera resúmenes y produce materiales de estudio basándose únicamente en esos documentos cargados, con una cita numerada que lleva al fragmento exacto que sustenta cada afirmación.

El funcionamiento se entiende en tres pasos. Primero, usted carga fuentes de información (PDF, Google Docs, sitios web, texto copiado, audio o videos de YouTube). Segundo, la herramienta indexa el contenido original y lo convierte en su universo de respuesta: fuera de ese universo, no opina. Tercero, usted empieza a hacerle preguntas concretas y recibe respuestas con citas que puede abrir y verificar en el documento fuente. Por debajo corren modelos de IA de la familia Gemini, pero eso importa menos que la arquitectura: el modelo trabaja anclado a sus documentos y no a su memoria enciclopédica.

Esa restricción es la razón de ser de la herramienta. En un artículo anterior sobre los riesgos de la IA para contadores expliqué por qué la alucinación normativa es el fallo más peligroso para nuestra profesión: un modelo generativo puede citar un artículo del ET con un número inventado y una redacción verosímil. La herramienta reduce ese riesgo porque su respuesta debe apoyarse en lo que usted le dio, y la cita le permite comprobarlo.

¿Cuál es la diferencia entre NotebookLM y ChatGPT, Gemini o Claude?

La diferencia no es de calidad del modelo sino de comportamiento por defecto. Un chatbot de propósito general (los modelos GPT de OpenAI, Claude o Gemini en su aplicación de chat) responde con todo lo que aprendió en su entrenamiento más lo que usted le pegue en la conversación, y no siempre distingue de dónde salió cada frase. El cuaderno responde solo con sus fuentes.

Mi forma de explicarlo en clase: ChatGPT es un consultor con memoria enciclopédica que a veces cita de oídas; NotebookLM es un asistente que solo habla con el libro abierto delante. Para el trabajo normativo, lo segundo vale oro. Para liquidar una nómina o proyectar un flujo de caja, lo primero. Y si su firma ya trabaja en Google Workspace, conviene leer cómo se complementa con Gemini integrado en Workspace: Gemini para redactar y calcular sobre sus hojas y correos, NotebookLM para investigar sobre su biblioteca.

¿Qué tipo de documentos o fuentes puedo subir a NotebookLM?

Según la ayuda oficial de Google, cada fuente admite hasta 500.000 palabras o 200 MB, y el plan gratuito permite hasta 50 fuentes por cuaderno. Los planes pagos amplían el número de fuentes, pero no el tamaño de cada una. Para un contador, eso significa que cabe el articulado completo de un impuesto con su reglamentación y sus conceptos. Los formatos que he usado, desde PDFs hasta archivos de texto, y que la documentación confirma:

La disciplina importante está en la curaduría: la calidad de las respuestas depende de la calidad y la vigencia de los documentos cargados. NotebookLM no sabe si el concepto que usted subió fue revocado; esa es tarea suya. Por eso mi flujo tiene dos etapas: primero localizo y verifico la norma vigente en las fuentes oficiales y solo después la cargo al cuaderno para explotarla a fondo.

¿Cómo usar NotebookLM paso a paso? Su primer cuaderno contable en diez minutos

1. Entre a notebooklm.google.com (o notebook.google) con su cuenta de Google. Si tiene cuenta de Workspace de su firma, úsela: más adelante explico por qué.
2. Cree un cuaderno nuevo con un nombre de biblioteca, por ejemplo «Retención en la fuente – vigente».
3. Cargue las fuentes: el articulado relevante del ET, el decreto reglamentario y los conceptos DIAN aplicables, descargados de la web oficial en PDF. Nombre cada fuente con su fecha y su estado.
4. Abra el panel de fuentes y lea la guía inicial que la herramienta genera sola: resumen del cuaderno, puntos clave y preguntas sugeridas. Es la forma más rápida de comprobar que cargó lo correcto.
5. Empiece a hacer preguntas en el chat. Escriba preguntas concretas, con el hecho económico completo, y pida siempre la fuente exacta.
6. Guarde las respuestas útiles como notas dentro del cuaderno. Esas notas pueden convertirse a su vez en fuente, lo que le permite construir su propio criterio documentado sobre la norma.
7. Personalice el chat: en la configuración puede personalizar el objetivo e indicar el rol («responda como asesor tributario colombiano») y el nivel de detalle. Ese ajuste mejora mucho la utilidad de las respuestas.

El paso 5 es donde la mayoría se queda corta. Preguntar «¿qué dice de retención?» produce un resumen genérico. Preguntar «¿cuál es la tarifa de retención por servicios prestados por una persona jurídica no declarante y cuál es la base mínima, según las fuentes de este cuaderno?» produce una respuesta con cita. La herramienta rinde en proporción a la precisión de la pregunta.

¿Qué puedo hacer con NotebookLM? Siete casos de uso para contadores

1. Biblioteca de conceptos DIAN por impuesto

Un cuaderno por impuesto (IVA, renta, retención, ICA) alimentado con los conceptos y oficios relevantes. Cuando llega la consulta del cliente, pregunta al cuaderno y obtiene la respuesta con la cita del concepto exacto. Es el uso que más horas me ha devuelto.

2. Estudio de una NIIF con todas sus fuentes

Cargue la norma, el material de apoyo del CTCP y sus apuntes. Pida comparaciones, ejemplos y casos límite. Para una norma nueva como la NIIF 18, cuya implementación exige reorganizar el estado de resultados, esta preparación previa se conecta con lo que desarrollé en la guía para implementar la NIIF 18 con IA.

3. Análisis de contratos de clientes

Suba el contrato de arrendamiento, leasing o servicios y pregunte por las cláusulas con efecto contable: plazos, opciones de compra, penalidades, condiciones de pago. Ideal para evaluar NIIF 16 o el reconocimiento de ingresos bajo NIIF 15.

4. Manual de políticas contables consultable

Convierta el manual de políticas del cliente en un cuaderno. Su equipo pregunta «¿cómo se deprecian los equipos de cómputo en esta compañía?» y obtiene la política exacta citada. Se acabó el «pregúntele al que lleva más tiempo».

5. Preparación de respuestas a requerimientos

Cargue el requerimiento de la DIAN, las normas que invoca y sus soportes. Pida un mapa: qué solicita, con qué norma lo sustenta y qué evidencia tiene usted para cada punto. El mismo enfoque sirve para preparar la información exógena: un cuaderno con la resolución del año y sus anexos técnicos responde en segundos qué formato aplica a cada tercero.

6. Resúmenes de una reforma tributaria

Cuando se aprueba una reforma, cargue el texto sancionado junto con la norma anterior y pida: resumen ejecutivo por impuesto, tabla de cambios artículo por artículo y una lista de impactos para una pyme. Es la mejor forma de generar resúmenes útiles sin leer trescientas páginas el primer día.

7. Material para clases y capacitaciones internas

Si capacita equipos, cargue las fuentes del tema y pida una guía de estudio, preguntas frecuentes, un cuestionario y tarjetas didácticas. Lo uso como profesor y ahorra horas de preparación sin sacrificar rigor, porque todo sale de las fuentes que yo elegí.

¿Cómo se crea un podcast o un resumen de audio con NotebookLM?

Es una de las funciones más llamativas y también la más malentendida. En el panel Studio, a la derecha del cuaderno, está la opción de resumen de audio (Audio Overview). Para crear un podcast basta con pulsar generar: dos voces conversan sobre sus fuentes, en español o en cualquiera de las decenas de idiomas disponibles. Puede elegir el formato (análisis en profundidad, resumen breve, crítica o debate) y darle instrucciones antes de generar: «concéntrese en los cambios de retención para personas naturales» o «explíquelo para un auxiliar contable».

Mi uso concreto: cuando sale un concepto extenso de la DIAN o una orientación del CTCP, cargo el documento, genero un podcast corto y lo escucho camino a la oficina. Es la forma de resumir rápidamente un documento antes de sentarme a leerlo. Es una primera lectura, no un análisis. En el mismo panel encontrará el mapa mental, que dibuja la estructura de un decreto en un vistazo, el resumen en video, los informes (guía de estudio, documento de preguntas frecuentes, cronología) y las diapositivas. Cada uno de estos productos se genera sobre los documentos cargados.

Advertencia de contador: el podcast simplifica. Las dos voces redondean cifras, omiten excepciones y a veces dan por sentado lo que la norma condiciona. Es útil para orientarse; nunca es fuente para un concepto firmado.

¿Qué prompts funcionan mejor en NotebookLM para un contador?

En NotebookLM los prompts operan sobre sus fuentes, así que las instrucciones que más rinden son las que exigen estructura, cita y honestidad sobre lo que no cubren los documentos. Estos cinco los uso cada semana.

Prompt 1 — Consulta normativa con cita:

¿Cuál es el tratamiento de [tema específico, ej.: la retención en la fuente sobre pagos a no residentes por servicios técnicos] según las fuentes de este cuaderno?
Estructure la respuesta así:
1) Regla general.
2) Excepciones.
3) Requisitos formales.
4) Fuente exacta (documento, artículo o página) de cada afirmación.
Si las fuentes no cubren algún punto, dígalo de forma explícita en lugar de completar con conocimiento general.

Prompt 2 — Tabla comparativa entre norma anterior y nueva:

Compare el tratamiento de [tema] entre [fuente A: norma anterior] y [fuente B: reforma] cargadas en este cuaderno.
Entregue una tabla con: aspecto, tratamiento anterior, tratamiento nuevo, artículo o página de cada fuente.
Al final, liste los tres cambios de mayor impacto práctico para una pyme colombiana del sector [sector].

Prompt 3 — Extracción de cláusulas contables de un contrato:

Del contrato cargado, extraiga y cite textualmente las cláusulas relacionadas con: plazo, valor y forma de pago, reajustes, opciones de compra o renovación, penalidades e incumplimientos, y garantías.
Para cada una, indique qué implicación contable o tributaria debería evaluar un contador bajo NIIF (por ejemplo NIIF 16 o NIIF 15) y bajo el Estatuto Tributario colombiano.

Prompt 4 — Guía de estudio de una norma:

Con base en las fuentes de este cuaderno, cree una guía de estudio de [norma] para un contador que la aplicará por primera vez:
1) Los 10 conceptos clave con su definición citada.
2) Los 5 errores de aplicación más probables.
3) Un caso práctico corto por cada concepto.
4) 10 preguntas de autoevaluación con respuesta y cita.

Prompt 5 — Verificación de una afirmación técnica:

Un colega afirma que "[afirmación técnica]".
Verifique contra las fuentes de este cuaderno si esa afirmación es correcta, parcialmente correcta o incorrecta.
Cite los pasajes exactos que la confirman o la contradicen.
Si las fuentes no permiten concluir, indíquelo y diga qué documento adicional haría falta.

El quinto es mi favorito para la vida real: la mitad de las discusiones técnicas entre colegas se resuelven con una verificación contra fuente en treinta segundos. Si usted ya trabaja con ChatGPT o Claude, notará que los mismos prompts sirven, pero aquí la respuesta viene con la página de dónde salió.

¿Cuáles son las limitaciones de NotebookLM?

1. No es una herramienta de cálculo. Está pensada para investigar y sintetizar texto, no para liquidar impuestos ni recalcular nóminas. Los cálculos van en la hoja de cálculo o en un modelo que usted controle.
2. No sabe qué está vigente. Si carga un concepto revocado, responderá con el concepto revocado y con toda la seguridad de la cita. La vigencia se verifica antes de cargar.
3. La cita reduce el riesgo, no lo elimina. El modelo puede resumir mal un pasaje que sí existe. Antes de firmar un concepto para un cliente, abra la fuente y lea el fragmento completo en su contexto.
4. Cuadernos demasiado grandes pierden foco. Un solo cuaderno con el ET completo mezcla renta, IVA, procedimiento y sanciones; las respuestas se vuelven genéricas. Una biblioteca temática rinde más.
5. Los productos derivados simplifican. El podcast, el video y el mapa mental están pensados para orientar, no para sustentar. Ningún papel de trabajo debería citarlos.

Nada de esto es un defecto de la herramienta: es la descripción honesta de su alcance. El error está en pedirle lo que no hace, y el CTCP ya dejó claro que la responsabilidad por el trabajo firmado sigue siendo del contador, use la herramienta que use.

¿Es seguro cargar documentos de clientes? Confidencialidad y Ley 1581

Esta es la pregunta que más recibo y la respuesta tiene dos capas. La primera es la del proveedor. Según la documentación de Google, en cuentas personales el contenido que usted sube no se usa para entrenar sus modelos, aunque si usted envía comentarios sobre una respuesta esa interacción queda sujeta a otras condiciones; en cuentas de Google Workspace (trabajo o educación) las fuentes, las preguntas y las respuestas no son revisadas por personas ni se emplean para entrenar modelos, aun si envía comentarios. Por eso recomiendo trabajar desde la cuenta de Workspace de la firma y no desde el Gmail personal.

La segunda capa es la suya, y no la resuelve ningún proveedor. La Ley 43 de 1990 le obliga a guardar la reserva profesional sobre lo que conozca en ejercicio de la profesión (artículo 63) y a tomar las medidas para que el personal a su servicio y las personas de quienes obtenga asistencia respeten la confidencialidad (artículo 65). La Ley 1581 de 2012 exige autorización previa, expresa e informada del titular para tratar sus datos personales (artículo 9), salvo las excepciones que la misma ley enumera. Ninguna de las dos tiene excepción tecnológica. Mi regla práctica:

• Normas, conceptos y doctrina pública: se cargan sin restricción; son documentos públicos.
• Contratos y políticas del cliente: solo en cuenta de Workspace, con el uso de herramientas de IA previsto en la carta de encargo o en un acuerdo de confidencialidad.
• Datos personales identificables (nómina, cartera con nombres, historias laborales): se anonimizan antes de subir o no se suben. Un cuaderno de consulta normativa no necesita cédulas.

¿Cómo organizar cuadernos y mantenerlos actualizados?

Un cuaderno desactualizado es el único riesgo real de esta herramienta y se gestiona con proceso, igual que un archivo físico. Tres hábitos que aplico:

1. Nombre con fecha y estado. «Concepto DIAN [número] – [año] – vigente» permite ver de un vistazo qué hay que revisar.
2. Revisión trimestral. Una cita en el calendario para retirar lo derogado de cada cuaderno y agregar lo nuevo. Con la función de descubrir fuentes puede buscar en la web material adicional sobre el tema, pero lo que entra al cuaderno lo decide usted, no el buscador.
3. Cargar la nueva junto a la anterior. Cuando cambia una norma, la nueva y la vieja conviven el tiempo necesario para pedir la tabla comparativa del Prompt 2; después, la vieja se archiva en un cuaderno histórico.

Con el tiempo, los cuadernos se convierten en el conocimiento documentado de la firma: un espacio de trabajo que un practicante puede consultar el primer día y que sobrevive a la rotación del equipo. Y cuando ese conocimiento está bien curado, es la base natural para dar el siguiente paso hacia agentes de IA que ejecuten tareas contables sobre esa misma biblioteca.

¿Cómo usar mejor NotebookLM? Buenas prácticas y mi flujo de trabajo

Mi stack de investigación normativa tiene tres piezas, cada una en lo que mejor hace:

1. Buscador con IA o fuentes oficiales para localizar la norma o el concepto vigente y confirmar que no fue modificado.
2. NotebookLM para cargar las fuentes verificadas y explotarlas con preguntas citadas, resúmenes y comparativas.
3. Un modelo generativo de propósito general para tomar la conclusión normativa y convertirla en cálculo, borrador de concepto o comunicación al cliente.

Y cinco buenas prácticas que marcan la diferencia entre un uso ocasional y uno profesional: pregunte con el hecho económico completo y no con la palabra clave; pida siempre la fuente y ábrala; guarde como nota la respuesta que va a reutilizar; genere resúmenes solo cuando ya leyó al menos el índice del documento; y documente en el papel de trabajo que la investigación se hizo con esta herramienta, con qué fuentes y qué verificó usted. Ese último punto es el que convierte una consulta rápida en evidencia defendible.

Preguntas frecuentes sobre NotebookLM para contadores

¿NotebookLM es gratis?

Sí. Con una cuenta de Google tiene acceso gratuito con límites de cuadernos, fuentes (50 por cuaderno) y consultas diarias suficientes para una práctica pequeña. Los planes pagos de Google (Google AI Pro y Ultra, y los planes de Workspace) amplían esos límites y agregan funciones. Mi consejo: empiece gratis con un solo cuaderno del tema que consulta cada semana; si en un mes lo usó más de diez veces, la decisión de escalar se toma sola.

¿Puedo cargar el Estatuto Tributario completo?

Cabe, porque el límite por fuente es de 500.000 palabras, pero no es la mejor estrategia. Funciona mejor una biblioteca temática: un cuaderno por impuesto con el articulado relevante, su reglamentación y los conceptos aplicables. Respuestas más precisas, citas más útiles y mantenimiento más fácil cuando cambia la norma.

¿En qué se diferencia de subir un PDF a ChatGPT?

En el comportamiento por defecto. Al subir un PDF a un chat general, el modelo puede mezclar el documento con su conocimiento de entrenamiento sin avisar. NotebookLM está restringido a las fuentes y cita el pasaje exacto, lo que facilita la verificación profesional. Para análisis y cálculo gana el chat general; para investigación normativa con trazabilidad gana NotebookLM.

¿NotebookLM puede equivocarse aunque cite la fuente?

Sí. Puede interpretar mal un pasaje, omitir una excepción que está dos artículos más adelante o resumir con un matiz que la norma no tiene. La cita hace que el error sea fácil de detectar, no imposible. Verificar la fuente citada es parte del procedimiento, no un paso opcional.

¿Sirve para trabajar en equipo?

Sí. Un cuaderno se puede compartir con otros usuarios de la firma con permisos de lectura o de edición. En la práctica, uno o dos socios curan las fuentes y el resto del equipo consulta. Así se evita que cada persona cargue su propia versión de la norma.

¿Google cambió el nombre de NotebookLM?

Sí. En julio de 2026 Google anunció que el producto pasa a llamarse Gemini Notebook, con redirección automática de los cuadernos y enlaces existentes. Es la misma herramienta que describo aquí; si ve cualquiera de los dos nombres, está en el lugar correcto.

¿Reemplaza a mi biblioteca jurídica o al servicio de actualización tributaria?

No. Esos servicios le dicen qué está vigente y qué cambió; NotebookLM le ayuda a entender y explotar lo que usted ya sabe que está vigente. Son complementarios: uno alimenta al otro.

Lo que hay que llevarse de todo esto

NotebookLM puede convertir la biblioteca normativa de un contador en un asistente que responde con cita en segundos y que no inventa lo que no tiene. Ese es su valor y también su límite: es tan buena como las fuentes que usted curó y tan segura como la cuenta desde la que la usa. Cargue normas verificadas, pregunte con precisión, abra la cita antes de firmar y documente el procedimiento. Con esas cuatro disciplinas, la herramienta deja de ser una curiosidad y pasa a ser parte del método de trabajo.

Una advertencia que vale para NotebookLM y para cualquier herramienta de esta lista: lo que usted configura dentro de una plataforma no siempre le pertenece. NotebookLM ya cambió de nombre a Gemini Notebook, y OpenAI acaba de anunciar el retiro de los GPTs personalizados. Por eso conviene que sus instrucciones vivan en un archivo suyo y no en un formulario ajeno: lo explicamos en el artículo sobre el fin de los GPTs personalizados.

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Autor: Francisco Moreno Díaz — CP · MBA · MBAN · CAIO
Publicado en: IA Contable